Можно больше не хранить кассовую ленту на бумаге

Компания вправе хранить кассовую ленту только в электронном виде. А печатать отчеты на бумаге, которые можно сформировать с помощью ЭКЛЗ, не обязательно. Такой вывод сделала ФНС России в письме от 24.08.15 № АС-4-2/14893, направленном в одно из региональных УФНС.

Раньше ФНС настаивала на том, что ленту надо распечатать и хранить пять лет (письмо от 27.08.12№ АС-4-2/14090). Служба ссылалась на требования пункта 4.5.1 Методических указаний (утв. решением ГМЭК от 25.06.02, протокол № 4/69–2002). По этим указаниям ККТ должна позволять сформировать ряд отчетов: по закрытиям смен, итогам смены и др. Все эти отчеты надо распечатать на чековой ленте. Значит, так же хранить.

В новом письме ФНС разрешила хранить ленту только в электронном виде. Контрольная лента — это первичка. А ее можно составить и на бумаге, и в электронном виде (п. 2 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 23.07.07 № 470). Главное, чтобы инспекторы на проверке могли считать информацию с ЭКЛЗ. Если устройство еще находится внутри кассы, то отчеты можно сформировать на самой ККТ. Если срок действия ЭКЛЗ истек, то модуль обычно хранится в компании. Инспекторы на проверке могут считать информацию с помощью специальной программы. Для этого они подключают ленту к ноутбуку как флешку и выводят на монитор все данные. Если извлечь информацию не получается, надо обратиться в центр технического обслуживания.

Специальных требований к хранению блоков ЭКЛЗ нет. Главное — соблюдать условия из паспорта (температурный режим, влажность и т. д.). Обычно достаточно поместить блок ЭКЛЗ в сейф в офисе. Если у компании не будет ни бумажной ленты, ни электронных отчетов, то ее могут оштрафовать за отсутствие первички на 10 тыс. рублей (ст. 120 НК РФ), а руководителя — на 3 тыс. рублей (ст. 15.11 КоАП РФ). Если компания потеряла блок ЭКЛЗ, но остались распечатанные отчеты, оснований для штрафа не будет. Ведь компания сможет представить необходимую информацию для проверки.